Thứ Sáu, 02/01/2026

Cung cấp văn bản thay thế (Alt text)

Giới thiệu

Bạn đã tạo ra một biểu đồ doanh thu tuyệt đẹp, với màu sắc hài hòa và bố cục rõ ràng. Bạn tự tin rằng nó có thể truyền tải mọi thông điệp quan trọng. Nhưng hãy dừng lại một chút và tưởng tượng: điều gì sẽ xảy ra nếu người xem báo cáo của bạn là một người khiếm thị và phải sử dụng phần mềm đọc màn hình? Hoặc nếu file Excel của bạn khi xuất ra PDF bị lỗi và không hiển thị được biểu đồ? "Nỗi đau" của việc thông tin bị "mất" hoàn toàn đối với một bộ phận người dùng là một vấn đề nghiêm túc về tính trợ năng (Accessibility) mà chúng ta thường bỏ qua.

Để giải quyết vấn đề này, Excel và toàn bộ Microsoft Office cung cấp một tính năng cực kỳ quan trọng và nhân văn: Alternative Text (Văn bản thay thế), hay còn gọi là Alt Text. Đây là một đoạn mô tả "ẩn" mà bạn đính kèm vào các đối tượng đồ họa như biểu đồ, hình ảnh. Đoạn mô tả này sẽ được các công cụ hỗ trợ (như trình đọc màn hình) đọc lên, giúp những người không thể nhìn thấy đối tượng vẫn có thể hiểu được nội dung và ý nghĩa của nó. Việc sử dụng Alt Text không chỉ là một "best practice", nó còn thể hiện sự chuyên nghiệp, chu đáo và tôn trọng của bạn đối với mọi đối tượng người đọc.

Giải thích chức năng/khái niệm

Alt Text là một đoạn văn bản mô tả ngắn gọn, súc tích về nội dung và chức năng của một đối tượng phi văn bản (hình ảnh, biểu đồ, bảng...). Nó được lưu trữ cùng với đối tượng nhưng không hiển thị trực tiếp trên màn hình.

Hãy hình dung bạn đang xem một bản tin thời sự trên TV.

Người xem bình thường: Nhìn thấy hình ảnh một biểu đồ cột đang được trình chiếu.
Người khiếm thị: Nghe thấy giọng đọc của biên tập viên: "Biểu đồ cho thấy doanh thu Quý 4 đạt 10 tỷ đồng, tăng 20% so với Quý 3, trong đó sản phẩm A đóng góp cao nhất với 5 tỷ đồng."
Trong trường hợp này, giọng đọc của biên tập viên chính là Alt Text cho biểu đồ.

Mục đích chính của Alt Text:

Trợ năng (Accessibility): Cho phép các phần mềm đọc màn hình (Screen Readers) đọc mô tả của hình ảnh/biểu đồ cho người dùng khiếm thị.
Dự phòng lỗi hiển thị: Nếu hình ảnh hoặc biểu đồ không thể tải được (ví dụ: trong email hoặc trên một số trình duyệt web), Alt Text sẽ được hiển thị thay thế, giúp người xem vẫn biết được ở đó có gì.
Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO): Đối với các tài liệu được đăng tải lên web, các công cụ tìm kiếm như Google sử dụng Alt Text để hiểu nội dung của hình ảnh, giúp cải thiện thứ hạng tìm kiếm.

Excel có một công cụ tích hợp sẵn là Accessibility Checker (Kiểm tra Khả năng truy cập) sẽ tự động quét và nhắc nhở bạn nếu có bất kỳ đối tượng nào đang thiếu Alt Text.

Các tình huống thực tế & ứng dụng

Báo cáo cho các tổ chức chính phủ/phi lợi nhuận: Nhiều tổ chức lớn, đặc biệt là các cơ quan chính phủ và các tổ chức quốc tế, có quy định bắt buộc về việc các tài liệu điện tử phải tuân thủ tiêu chuẩn trợ năng. Việc thêm Alt Text cho tất cả các biểu đồ và hình ảnh trong báo cáo là một yêu cầu không thể thiếu.
Tạo tài liệu hướng dẫn nội bộ: Khi bạn tạo một file Excel hướng dẫn quy trình, trong đó có chèn các ảnh chụp màn hình. Thêm Alt Text cho mỗi ảnh (ví dụ: "Ảnh chụp màn hình nút 'Submit' sau khi điền thông tin") sẽ giúp tài liệu trở nên hữu ích hơn, ngay cả khi được đọc bằng các công cụ hỗ trợ.
Chia sẻ báo cáo cho một lượng lớn người dùng: Khi bạn gửi báo cáo cho hàng trăm người trong công ty, bạn không thể biết chắc ai trong số họ có thể gặp khó khăn về thị giác. Việc chủ động thêm Alt Text là một hành động chuyên nghiệp và nhân văn, đảm bảo rằng thông điệp của bạn có thể tiếp cận được tất cả mọi người.
Đánh dấu các đối tượng trang trí: Một số hình ảnh trong file của bạn chỉ có mục đích trang trí (ví dụ: logo, các đường kẻ trang trí) và không mang thông tin quan trọng. Bạn có thể đánh dấu chúng là "Decorative". Khi đó, trình đọc màn hình sẽ bỏ qua chúng, giúp người dùng không bị làm phiền bởi những thông tin không cần thiết.

Hướng dẫn thao tác chi tiết

Chuột phải vào biểu đồ, hình ảnh, hoặc đối tượng bạn muốn thêm Alt Text.
Từ menu ngữ cảnh, chọn Edit Alt Text....
Một bảng điều khiển (pane) Alt Text sẽ xuất hiện ở bên phải màn hình.
Trong hộp văn bản lớn, hãy gõ một mô tả rõ ràng, súc tích về đối tượng. Hãy cố gắng trả lời câu hỏi: "Nếu tôi không thể nhìn thấy biểu đồ này, tôi cần biết những thông tin gì để hiểu được nó?".

Ví dụ TỐT: "Biểu đồ cột so sánh doanh thu Quý 4 của 3 khu vực. Miền Nam cao nhất với 500 triệu, tiếp theo là Miền Bắc với 300 triệu, và thấp nhất là Miền Trung với 150 triệu."
Ví dụ TỆ: "Biểu đồ cột."

Văn bản sẽ được tự động lưu lại khi bạn gõ.

Mở bảng điều khiển Alt Text như hướng dẫn ở Phần A.
Tick vào ô Mark as decorative.
Hộp văn bản mô tả sẽ bị mờ đi. Trình đọc màn hình sẽ bỏ qua đối tượng này.

Lưu ý & mẹo nâng cao

Ngắn gọn và đi vào trọng tâm: Alt Text không phải là nơi để viết một bài luận. Hãy tập trung vào thông điệp chính, những kết luận quan trọng mà biểu đồ thể hiện.
Không cần nói "Đây là biểu đồ của...": Trình đọc màn hình đã biết đó là một biểu đồ. Hãy đi thẳng vào việc mô tả nội dung của nó.
Sử dụng Accessibility Checker: Hãy tập thói quen chạy công cụ này (File > Info > Check for Issues > Check Accessibility) trước khi gửi file. Nó sẽ là người trợ lý đắc lực, nhắc nhở bạn những đối tượng nào còn thiếu Alt Text.
Alt Text và Bảng (Tables): Các Excel Table cũng cần có Alt Text! Quy trình thêm cũng tương tự: chuột phải vào bảng, chọn Table > Alternative Text.
Tạo Alt Text tự động: Trong các phiên bản Microsoft 365 mới nhất, Excel có tính năng "Generate a description for me" sử dụng AI để tự động tạo một mô tả ban đầu, giúp bạn tiết kiệm thời gian.

Việc tạo ra các tài liệu có tính trợ năng cao không còn là một lựa chọn "có thì tốt", mà đang dần trở thành một tiêu chuẩn chuyên nghiệp toàn cầu. Việc thêm Alt Text là một hành động nhỏ, chỉ tốn vài giây, nhưng nó thể hiện một sự thay đổi lớn trong tư duy: bạn không chỉ tạo ra báo cáo cho chính mình, mà còn cho tất cả mọi người, không phân biệt khả năng của họ. Đây là dấu hiệu của một người làm việc chuyên nghiệp, có trách nhiệm và có tầm nhìn.

Xem video hướng dẫn thực hành tại đây
👉 Văn bản thay thế của biểu đồ (Add alternative text to charts for accessibility)

Mua khóa học để có hỗ trợ tốt nhất tại đây
👉 [Link khóa ôn thi MOS trên Udemy]

💡 Chia sẻ bài viết này lên Facebook để nhận ưu đãi lên tới 75% khi đăng ký khóa học MOS!

Nắm vững các tiêu chuẩn về trợ năng là một phần quan-trọng để chứng tỏ năng lực của bạn theo chuẩn quốc tế. Bạn đã sẵn sàng để tạo ra những sản phẩm Excel không chỉ thông minh về dữ liệu mà còn nhân văn trong thiết kế? Đăng ký ngay khóa học MOS Excel của chúng tôi để hoàn thiện bộ kỹ năng của một chuyên gia thực thụ!