Thứ Ba, 28/10/2025

Hướng dẫn Import nhanh dữ liệu từ file TXT, CSV vào Excel với Power Query

Bạn đang có một file dữ liệu khách hàng dưới dạng .txt hoặc một báo cáo doanh thu được xuất ra từ hệ thống dưới dạng .csv? Việc sao chép thủ công từng dòng vào Excel không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn nguy cơ sai sót. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá cách sử dụng công cụ Get & Transform Data (Power Query) - một "vũ khí" mạnh mẽ được tích hợp sẵn trong Excel - để tự động hóa hoàn toàn quá trình này. Thành thạo kỹ năng này không chỉ giúp bạn xử lý dữ liệu lớn một cách chuyên nghiệp mà còn là một yêu cầu quan trọng trong bài thi MOS Excel MO-200.

Import dữ liệu là quá trình "nhập khẩu" thông tin từ một nguồn bên ngoài vào thẳng trang tính Excel của bạn. Thay vì copy-paste, Excel sẽ đọc cấu trúc của file nguồn (như file .txt hoặc .csv) và tự động sắp xếp dữ liệu vào các cột và dòng tương ứng.

Công cụ Get & Transform Data (hay Power Query Editor) là một trình biên tập mạnh mẽ cho phép bạn xem trước, làm sạch, và định hình dữ liệu trước khi đưa nó vào trang tính. Bạn có thể thực hiện các thao tác như loại bỏ cột không cần thiết, xóa các dòng trống, chuyển đổi định dạng dữ liệu, hay thậm chí là gộp nhiều file cùng lúc. Toàn bộ các bước biến đổi này sẽ được lưu lại và có thể tự động áp dụng lại khi dữ liệu nguồn được cập nhật.

Các tình huống thực tế & ứng dụng

Dành cho Marketer: Bạn vừa tải về một danh sách khách hàng tiềm năng từ một chiến dịch quảng cáo Facebook dưới dạng file .csv. Thay vì xử lý thủ công, bạn có thể dùng tính năng Import để đưa toàn bộ danh sách vào Excel, đồng thời loại bỏ ngay các cột không liên quan như "ID chiến dịch", "Tên nhóm quảng cáo" để chỉ giữ lại thông tin cốt lõi như Tên, Email, Số điện thoại.
Dành cho Kế toán/Phân tích tài chính: Hàng tháng, hệ thống kế toán của công ty xuất ra một file sao kê giao dịch dưới dạng .txt, trong đó các trường dữ liệu được ngăn cách bởi dấu tab. Bạn có thể thiết lập một quy trình Import tự động, chỉ định cột đầu tiên là "Ngày giao dịch", cột thứ hai là "Số tiền",... và yêu cầu Excel tự động nhận diện đúng định dạng ngày tháng và tiền tệ ngay từ bước nhập liệu.
Dành cho Quản lý Dự án: Bạn nhận được file log công việc từ một phần mềm khác dưới dạng .csv. File này có nhiều dòng trống và một vài dòng ghi chú ở đầu không cần thiết. Bằng cách sử dụng Power Query Editor trong quá trình Import, bạn có thể dễ dàng thiết lập các bước để tự động xóa các dòng trống và loại bỏ 5 dòng đầu tiên của file trước khi tải dữ liệu vào bảng tính để phân tích.

Hướng dẫn thao tác chi tiết

Để import dữ liệu từ file .txt hoặc .csv vào Excel, hãy làm theo các bước sau:

Mở công cụ Import:
- Trên thanh công cụ, chọn tab Data.
- Trong nhóm Get & Transform Data, nhấp vào From Text/CSV.
Chọn file nguồn:
- Hộp thoại Import Data sẽ hiện ra.
- Duyệt đến thư mục chứa file .txt hoặc .csv của bạn, chọn file đó và nhấp Import.
Xem trước và tùy chỉnh (Quan trọng):
- Excel sẽ tự động phân tích file và hiển thị một cửa sổ xem trước. Tại đây, Excel thường sẽ nhận diện đúng ký tự phân tách (Delimiter) như dấu phẩy hoặc tab.
- Bạn có hai lựa chọn chính ở góc dưới bên phải:
  - Load: Nếu dữ liệu đã sạch và đúng định dạng, bạn có thể nhấp Load để tải thẳng vào một worksheet mới.
  - Transform Data: Đây là lựa chọn mạnh mẽ nhất. Nhấp vào đây để mở Power Query Editor và làm sạch dữ liệu.
Làm sạch dữ liệu với Power Query Editor (Tùy chọn nâng cao):
- Xóa cột: Chọn tiêu đề của (các) cột không cần thiết, chuột phải và chọn Remove.
- Sử dụng dòng đầu tiên làm tiêu đề: Nếu dòng đầu tiên của dữ liệu chứa tên cột, vào tab Home và nhấp Use First Row as Headers.
- Loại bỏ dòng trống: Trong tab Home, nhấp vào Remove Rows -> Remove Blank Rows.
Tải dữ liệu vào Excel:
- Sau khi đã hoàn tất các bước chỉnh sửa trong Power Query, nhấp vào nút Close & Load ở góc trên bên trái.
- Dữ liệu sạch sẽ được tải vào một worksheet mới dưới dạng một bảng Excel (Table).
- Mẹo: Nếu bạn muốn tải dữ liệu vào một vị trí cụ thể, hãy chọn Close & Load To.... Hộp thoại Import Data sẽ hiện ra, cho phép bạn chọn tải vào Existing worksheet và chỉ định ô bắt đầu.

(Lưu ý & mẹo nâng cao)

Lỗi thường gặp: Đôi khi Excel nhận diện sai ký tự phân tách. Trong cửa sổ xem trước (bước 3), bạn có thể chủ động thay đổi Delimiter từ danh sách thả xuống.
Sức mạnh của việc làm mới: Dữ liệu được import qua Power Query có thể được làm mới. Nếu file .txt hoặc .csv gốc của bạn có thêm dữ liệu mới, chỉ cần vào worksheet chứa dữ liệu đã import, vào tab Data và nhấp Refresh All. Excel sẽ tự động lặp lại các bước biến đổi và cập nhật bảng tính!
Không chỉnh sửa file gốc: Mọi thao tác trong Power Query Editor chỉ ảnh hưởng đến dữ liệu được tải vào Excel, file dữ liệu gốc của bạn vẫn được giữ nguyên.

Việc import dữ liệu trực tiếp từ các file văn bản là một kỹ năng nền tảng giúp bạn tiết kiệm hàng giờ làm việc thủ công và nâng cao độ chính xác. Đây không chỉ là một thủ thuật tiện lợi mà còn là một quy trình làm việc chuyên nghiệp với dữ liệu.

Bạn muốn trở thành một chuyên gia thực thụ trong việc xử lý và phân tích dữ liệu trên Excel? Khám phá ngay khóa học MOS Excel toàn diện của chúng tôi để thành thạo mọi chức năng từ cơ bản đến nâng cao và chinh phục chứng chỉ MOS quốc tế!

Các kiểu câu hỏi trong bài thi MOS

Đây là các câu hỏi tình huống mô phỏng bài thi MOS MO-200. Hãy mở một file Excel trắng và thực hành để đảm bảo bạn có thể hoàn thành mỗi yêu cầu trong thời gian ngắn nhất.

Câu hỏi 1: Hãy import dữ liệu từ file ContactList.txt nằm trong thư mục Documents. Trong quá trình import, hãy sử dụng dòng đầu tiên của dữ liệu (bắt đầu bằng "FirstName") làm tiêu đề cho các cột. Sau đó, tải dữ liệu vào ô A4 của worksheet có tên Client Contacts.
Câu hỏi 2: Import dữ liệu từ file GlobalPopulation.csv. Dữ liệu này có chứa các dòng trống. Hãy loại bỏ tất cả các dòng trống trong quá trình import và sau đó tải dữ liệu vào một worksheet mới.
Câu hỏi 3: Bắt đầu quá trình import dữ liệu từ file GlobalPopulation.csv. Trong cửa sổ Power Query Editor, hãy loại bỏ hai cột "Indicator Name" và "Indicator Code" khỏi bộ dữ liệu.
Câu hỏi 4: Từ file GlobalPopulation.csv, hãy import dữ liệu và sử dụng dòng có nội dung bắt đầu bằng "Country Name" làm dòng tiêu đề cho bảng dữ liệu.
Câu hỏi 5: Mở cửa sổ Power Query Editor để chuẩn bị import dữ liệu. Sắp xếp dữ liệu theo cột "Country Name" theo thứ tự từ Z đến A (descending) trước khi tải dữ liệu vào Excel.