Tùy chỉnh thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar)

Giới thiệu

Bạn có cảm thấy mệt mỏi khi phải liên tục "nhảy" qua lại giữa các tab trên thanh Ribbon chỉ để tìm một vài công cụ quen thuộc không? Click vào tab Data để Filter, rồi lại quay về tab Home để Paste Values, sau đó lại sang tab View để Freeze Panes. "Nỗi đau" của việc "click chuột vô tận" này không chỉ làm gián đoạn dòng chảy công việc mà còn âm thầm bào mòn thời gian và sự tập trung của bạn. Mỗi ngày, hàng trăm cú click thừa thãi cộng lại sẽ là một sự lãng phí đáng kể.

Để giải quyết vấn đề này, Excel đã trao cho bạn một "siêu năng lực": khả năng tùy chỉnh Quick Access Toolbar (Thanh công cụ truy cập nhanh). Đây là một dải các biểu tượng nhỏ nằm ở góc trên cùng bên trái của cửa sổ Excel, và nó chính là cơ hội để bạn xây dựng một "bảng điều khiển" cá nhân, tập hợp tất cả những công cụ bạn yêu thích nhất vào cùng một chỗ. Làm chủ kỹ năng này sẽ giúp bạn giảm thiểu số lần click chuột, tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng tốc độ xử lý công việc lên một tầm cao mới.

Giải thích chức năng/khái niệm

Quick Access Toolbar (QAT) hoạt động như một chiếc "túi thần kỳ" của Doraemon, nơi bạn có thể cất giữ những "bảo bối" (công cụ) mà bạn sử dụng thường xuyên nhất. Mặc định, chiếc túi này chỉ có vài món cơ bản như Save, Undo, và Redo. Tuy nhiên, sức mạnh thực sự của nó nằm ở chỗ bạn có thể thêm vào bất kỳ công cụ nào có trong Excel, kể cả những công cụ bị "giấu" sâu trong các menu.

Hãy hình dung thanh Ribbon với hàng trăm nút lệnh như một siêu thị khổng lồ. Thay vì mỗi lần cần một món đồ lại phải chạy qua các gian hàng khác nhau, bạn có thể "nhặt" tất cả những món hàng quen thuộc và đặt chúng vào một chiếc giỏ hàng (QAT) ngay tại quầy thu ngân. Từ đó, mọi thứ bạn cần đều nằm trong tầm tay.

Quyền năng của QAT:

• Tập trung hóa: Gom mọi công cụ yêu thích từ các tab khác nhau về một nơi duy nhất.
• Truy cập tức thì: Các nút lệnh luôn hiển thị, bất kể bạn đang ở tab nào.
• Cá nhân hóa: Bạn có thể tạo ra một không gian làm việc độc nhất, phù hợp với thói quen và nhu-cầu công việc của riêng mình.
• Thêm lệnh "ẩn": QAT cho phép bạn thêm vào cả những lệnh không có sẵn trên Ribbon, ví dụ như Camera hay Speak Cells.

Các tình huống thực tế & ứng dụng

• Chuyên viên phân tích dữ liệu: Một người thường xuyên phải làm sạch và phân tích dữ liệu có thể tạo một QAT bao gồm các nút: Filter, Sort, Remove Duplicates, Freeze Panes, và Paste Values. Thay vì phải nhảy qua lại giữa tab Home, Data, và View, giờ đây tất cả chỉ nằm trên một hàng.
• Kế toán viên: Người làm việc nhiều với định dạng số liệu có thể tùy chỉnh QAT với các nút: Format Painter, Currency Style, Increase/Decrease Decimal, và Borders. Điều này giúp họ định dạng các bảng tính tài chính một cách nhanh chóng và đồng nhất.
• Quản lý dự án: Để theo dõi và trình bày tiến độ, một quản lý dự án có thể thêm các nút Insert Shape (để vẽ sơ đồ), Conditional Formatting, Insert Comment và thậm chí là E-mail as PDF Attachment vào QAT của mình để có thể tạo báo cáo và gửi đi trong nháy mắt.

Hướng dẫn thao tác chi tiết

1. Tìm đến nút lệnh bạn muốn thêm trên thanh Ribbon.
2. Chuột phải vào nút lệnh đó.
3. Chọn Add to Quick Access Toolbar.
4. Ngay lập tức, biểu tượng của lệnh đó sẽ xuất hiện trên QAT.

Cách này cho phép bạn thêm các lệnh không có trên Ribbon, sắp xếp lại và nhóm các nút lệnh.

1. Nhấp vào mũi tên nhỏ ở cuối thanh QAT.
2. Chọn More Commands....
3. Cửa sổ Excel Options sẽ mở ra tại mục Quick Access Toolbar.
4. Để thêm lệnh:
• Ở khung bên trái, trong mục Choose commands from, hãy chọn All Commands để hiển thị tất cả các lệnh có trong Excel.
• Tìm và chọn lệnh bạn muốn trong danh sách bên trái.
• Nhấn nút Add >>.
5. Để xóa lệnh:
• Chọn lệnh bạn muốn xóa trong danh sách bên phải.
• Nhấn nút << Remove.
6. Để sắp xếp lại:
• Chọn một lệnh trong danh sách bên phải.
• Sử dụng các nút mũi tên lên/xuống ở phía ngoài cùng bên phải để thay đổi vị trí của nó.
7. Để thêm dải phân cách:
• Trong danh sách lệnh bên trái, chọn <Separator>.
• Nhấn Add >>. Một đường kẻ dọc sẽ được thêm vào để giúp bạn nhóm các nút lệnh một cách trực quan.
8. Nhấn OK để lưu lại mọi thay đổi.

Bạn có thể đặt QAT ở trên hoặc dưới thanh Ribbon. Vị trí dưới Ribbon giúp giảm khoảng cách di chuyển chuột.

1. Chuột phải vào bất kỳ vị trí trống nào trên QAT hoặc Ribbon.
2. Chọn Show Quick Access Toolbar Below the Ribbon.
3. Để đưa về vị trí cũ, làm tương tự và chọn Show Quick Access Toolbar Above the Ribbon.

Lưu ý & mẹo nâng cao

• Tạo QAT riêng cho từng file: Mặc định, QAT bạn tùy chỉnh sẽ áp dụng cho toàn bộ Excel. Tuy nhiên, trong cửa sổ Excel Options, bạn có thể chọn For [tên file của bạn] từ danh sách xổ xuống ở góc trên bên phải để tạo ra một QAT đặc biệt chỉ hoạt động khi bạn mở file Excel đó.
• Reset lại từ đầu: Nếu bạn đã tùy chỉnh quá nhiều và muốn quay về cài đặt gốc, hãy vào More Commands..., nhấp vào nút Reset và chọn Reset only Quick Access Toolbar.
• Sử dụng phím tắt Alt: Khi bạn nhấn và thả phím Alt, Excel sẽ hiển thị các chữ cái hoặc số nhỏ trên mỗi nút lệnh của QAT. Bạn chỉ cần nhấn phím tương ứng để kích hoạt lệnh đó mà không cần dùng chuột. Ví dụ: Alt, 1 sẽ kích hoạt lệnh đầu tiên trên QAT.

Quick Access Toolbar là minh chứng rõ ràng cho triết lý "làm việc thông minh hơn, không phải chăm chỉ hơn". Bằng cách dành ra vài phút để thiết lập, bạn đang đầu tư vào việc tiết kiệm hàng giờ đồng hồ trong tương lai. Một QAT được cá nhân hóa tốt không chỉ là một công cụ, nó là một trợ lý đắc lực, một phần mở rộng cho phong cách làm việc của chính bạn.

Xem video hướng dẫn thực hành tại đây
👉 Tùy biến Quick Access Toolbar (Customize the Quick Access toolbar)

Mua khóa học để có hỗ trợ tốt nhất tại đây
👉 [Link khóa ôn thi MOS trên Udemy]

💡 Chia sẻ bài viết này lên Facebook để nhận ưu đãi lên tới 75% khi đăng ký khóa học MOS!

Bạn đã sẵn sàng để biến Excel thành một công cụ được "đo ni đóng giày" cho riêng mình? Hãy tham gia khóa học MOS Excel của chúng tôi, nơi bạn sẽ học cách làm chủ không chỉ QAT mà còn toàn bộ các tùy chỉnh giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc lên mức tối đa!